Kelly Services Adjoint(e) Administratif(ve) in La Prairie, Canada

Nous sommes à la recherche d'un adjoint administratif expérimenté pour l'un de nos clients à La Prairie. Le / la candidat (e) aura la responsabilité d'assurer des tâches de secrétariat et de fournir un soutien administratif aux départements de Directeur Général, EHS, Finances et Ingénierie.

Responsabilités

  • Gestion de l’agenda des directeurs de départements.

  • Mettre à jour tous les documents administratifs.

  • Coordonner les voyages d'affaires pour les différents départements.

  • Assurer la liaison avec le service des ressources humaines pour toutes les questions de recrutement, au besoin.

  • Préparer l’accueil des nouvelles recrues: poste de travail, téléphone, cartes de visite, etc.

  • Organiser et coordonner des réunions.

  • Veiller à ce que toutes les politiques des entreprises soient respectées en ce qui concerne les vacances, les voyages et les congés de maladie.

  • Maintenir les dossiers d'absentéisme et les rapports de vacances.

  • Superviser l'achat de matériel, de logiciels et de fournitures de bureau; gérer le budget associé.

  • Établir et maintenir des relations avec des fournisseurs externes: traiteurs, traducteurs, etc.

  • Jouer le rôle de correspondant de communication interne.

  • Revoir régulièrement les pratiques et procédures administratives pour identifier les domaines potentiels d'amélioration globale et de rentabilité.

  • Assurer la distribution du courrier, le fax, le scan, le classement, l'archivage pour les différents départements.

Exigences de l'emploi:

  • Excellentes compétences de communication verbale et écrite

  • Parfaitement bilingue

  • MS Office (Word, Excel et PowerPoint) et les systèmes de messagerie

  • Fortes capacités de coordination administrative

  • Expérience du service client

  • Excellente aptitudes personnelles

  • Capable de travailler dans un environnement dynamique

  • Plus de 5 années d'expérience dans un domaine connexe


We are looking for an experienced Administrative assistant for one of our client in La Prairie. The candidate will be responsible to ensure secretarial duties and provide administrative support for General Manager, EHS, Finances and Engineering departments.

Responsabilities:

  • Coordinate the General Manager, the Financial Controller and the Technical Director’s agendas.

  • Update all administrative documents

  • Coordinate business travels.

  • Liaise with the Human Resources department in all recruiting matters when necessary.

  • Process new hires: workstation, phone, business cards, etc.

  • Organize and coordinate meetings, including bi-monthly management team meetings as well as quarterly business review meetings.

  • Ensure that all companies’ policies are adhered with respect to vacation, travel and sick leaves.

  • Maintain absenteeism and vacation reports.

  • Oversee purchase of hardware, software and office supplies; manage related budget.

  • Establish and maintain relationship with external suppliers: caterers, translators, etc.

  • Play the role of SBC’s internal communications correspondent.

  • Review administrative practices and procedures regularly to identify potential areas of overall improvement and cost efficiency.

  • Ensure that no department has administrative work bottleneck by proposing remedial action and cross departmental help.

  • Ensure mail distribution, fax, scan, filing, archiving for the General Manager, EHS, Finance and Engineering.

Job Requirements:

  • Excellent verbal and written communication skills

  • MS Office (Word, Excel and PowerPoint) and email systems

  • Strong administrative coordination abilities

  • Customer service experience

  • People person

  • Able to work in a busy environment

  • Over 5 years of experience in a related field

As a Kelly employee, you’ll have access to premier perks, including:

  • Kelly-sponsored Affordable Care Act health care coverage available to eligible employees

  • Group insurance options*

  • Service bonus plan

  • Holiday pay plan

  • Weekly electronic pay options

  • Online training campus that provides more than 3,000 free courses to help improve and develop skills

  • Exclusive online employee community

  • Employee assistance program available at no cost

  • Corporate discounts